La gestion dématérialisée des documents dans les syndics de copropriété

Depuis le 1er janvier 2015, les syndics professionnels sont tenus de fournir un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés liés à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf si une décision contraire est prise lors d'une assemblée générale avec une majorité absolue conformément à l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Cette exigence d'accès en ligne varie en fonction du type de documents mis à disposition des copropriétaires ou des membres du conseil syndical, et tous les syndics de copropriété sont tenus de s'y conformer.

La loi ELAN du 23 novembre 2018 stipule qu'un décret doit définir une liste minimale des documents qui doivent être mis à disposition des copropriétaires dans un espace dématérialisé sécurisé. Notre syndic de copropriété à Vannes respecte scrupuleusement cette obligation.

Quels sont les avantages de la dématérialisation pour les copropriétaires ?

Grâce à la dématérialisation, les copropriétaires peuvent profiter de plusieurs avantages offerts par leur syndic. En effet, celui-ci leur propose un accès en ligne sécurisé et confidentiel, favorisant ainsi un partage fluide de l'information entre les gestionnaires, les fournisseurs et les propriétaires.

Ainsi, les copropriétaires peuvent :

• Accéder à tous les documents importants à tout moment et depuis n'importe où,
• Stocker et retrouver facilement les documents,
• Partager les informations essentielles,
•  Communiquer de manière ciblée avec le syndic sur des sujets spécifiques.

Quels sont les avantages pour le syndic de copropriété ?

L'adoption d'un système de gestion dématérialisée présente plusieurs avantages pour le syndic en termes d'efficacité administrative :

• Les documents sont automatiquement classés et archivés, simplifiant ainsi la gestion de la chaîne de traitement des communications.
• Une réduction des risques de sécurité liés à la manipulation et au stockage physique des documents.
• Une facilité accrue dans la gestion de l'ensemble des documents relatifs à une copropriété ou à un copropriétaire.
• Une recherche et une récupération rapides des documents, facilitant ainsi leur consultation.
• La possibilité d'exporter facilement tous les contrats, factures, et autres documents nécessaires.

La réglementation concernant la dématérialisation des échanges

Selon la législation en vigueur, les syndics de copropriété sont autorisés à effectuer des notifications et des mises en demeure par voie électronique. La dématérialisation des échanges peut prendre deux formes différentes :

• Utilisation d'une lettre recommandée électronique.
• Mise en place d'un procédé électronique via un prestataire de services de confiance qualifié. Cette solution garantit l'intégrité des données, la sécurité des échanges et assure la traçabilité des communications.

Par ailleurs, la loi stipule que les documents joints à la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires doivent être notifiés. Si la copropriété dispose d'un espace en ligne sécurisé, ces documents peuvent être mis à la disposition des copropriétaires, avec un accès réservé exclusivement à eux.

Il est essentiel de mentionner clairement dans la convocation que les documents sont accessibles en ligne et de préciser la durée de leur disponibilité. Quant aux avis d'appels de charges, ils sont généralement envoyés par courrier simple, mais il est également possible de les transmettre par voie dématérialisée ou par courrier électronique à l'adresse préalablement déclarée par le copropriétaire à cet effet.

La dématérialisation simplifie la gestion des immeubles en copropriété.

Les gouvernements ont entrepris et continuent de promouvoir la dématérialisation de la gestion des copropriétés, en réponse aux attentes croissantes des copropriétaires qui préfèrent communiquer électroniquement dans leur vie quotidienne. Cette approche permet également aux syndics de copropriété de gagner du temps et de réduire leurs coûts de fonctionnement.

Assurer la dématérialisation des échanges sans préjudice pour les copropriétaires

Il est essentiel de prendre en considération les copropriétaires qui n'ont pas accès à Internet lors de la dématérialisation des échanges au sein des copropriétés. Dans de tels cas, ces copropriétaires seraient incapables de consulter les documents relatifs à la gestion de leur copropriété.

Par conséquent, il est impératif que le syndic obtienne explicitement l'accord de chaque copropriétaire avant de procéder à la dématérialisation des échanges. De plus, le copropriétaire conserve le droit légal de révoquer son consentement à tout moment. Ainsi, les droits des copropriétaires sont préservés.

Si vous recherchez un syndic de copropriété à Vannes, n'hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de vous aider dans la gestion de votre copropriété.